Khi mất điện thoại hoặc laptop bán hàng, chủ shop cần làm ngay bốn việc: khóa và nếu cần thì xóa thiết bị từ xa, đăng xuất phiên trên sàn, Facebook, Zalo và ứng dụng ngân hàng, báo nhà mạng khóa SIM, rồi đổi mật khẩu các tài khoản quan trọng. Nhưng những việc này chỉ thật sự hiệu quả nếu trước đó máy đã được mã hóa và có khóa màn hình. Không mã hóa, người nhặt được máy có thể đọc dữ liệu trong ổ cứng mà không cần biết mật khẩu của bạn.
Bài này chia làm hai phần: việc cần chuẩn bị từ hôm nay, và trình tự xử lý trong vài giờ đầu sau khi mất máy.
Vì sao máy bán hàng mất là chuyện lớn hơn máy cá nhân
Chiếc điện thoại chốt đơn của shop thường đăng nhập sẵn mọi thứ: trang quản lý người bán trên Shopee, TikTok Shop, fanpage, Zalo chăm khách, ứng dụng ngân hàng nhận tiền, ứng dụng vận chuyển, và nhận luôn mã OTP qua tin nhắn. Laptop thì chứa file danh sách khách, sổ đơn hàng, ảnh sản phẩm và trình duyệt lưu sẵn mật khẩu.
Người cầm được thiết bị đó không chỉ lấy một cái máy. Họ có thể nhắn tin cho khách bằng danh nghĩa shop, đổi số tài khoản nhận tiền, rút doanh thu trên sàn, hoặc dùng danh sách khách để lừa tiếp. Vì vậy, phần chuẩn bị dưới đây đáng làm ngay cả khi bạn chưa bao giờ đánh rơi máy.
Bật mã hóa trên laptop bán hàng
Mã hóa ổ đĩa biến dữ liệu thành dạng không đọc được nếu không có mật khẩu đăng nhập hoặc khóa khôi phục. Kẻ trộm tháo ổ cứng ra cắm sang máy khác cũng không xem được.
Windows
- Bản Windows Pro có BitLocker: tìm “BitLocker” trong ô tìm kiếm, chọn bật cho ổ hệ thống và làm theo hướng dẫn.
- Nhiều máy chạy Windows Home có Mã hóa thiết bị (Device encryption) trong Cài đặt, mục Quyền riêng tư và bảo mật, nếu phần cứng hỗ trợ. Tính năng này thường tự bật khi bạn đăng nhập bằng tài khoản Microsoft.
- Khóa khôi phục thường được lưu vào tài khoản Microsoft. Hãy kiểm tra để chắc chắn bạn tìm được nó, và cất thêm một bản in ở nơi an toàn, không để chung với laptop.
macOS
- Vào Cài đặt hệ thống, mục Quyền riêng tư và bảo mật, bật FileVault.
- Chọn cách khôi phục: qua tài khoản Apple hoặc bằng khóa khôi phục. Nếu chọn khóa, ghi lại và cất riêng.
Đi kèm mã hóa là ba thiết lập nhỏ: mật khẩu đăng nhập máy đủ dài, tự khóa màn hình sau vài phút không dùng, và không bật chế độ tự đăng nhập. Mã hóa không có ý nghĩa nếu máy mở ra là vào thẳng màn hình chính.
Điện thoại: mã hóa có sẵn, chìa khóa là mã mở máy
iPhone tự bảo vệ dữ liệu bằng mã hóa ngay khi bạn đặt mật mã. Các điện thoại Android đời mới cũng mã hóa mặc định. Điều đó có nghĩa là độ an toàn của dữ liệu phụ thuộc gần như hoàn toàn vào mã mở máy.
- Dùng mã số ít nhất sáu chữ số hoặc mật khẩu chữ, không dùng hình vẽ đơn giản, ngày sinh hay dãy số liền nhau.
- Vân tay, khuôn mặt tiện cho việc mở nhanh khi đông đơn, nhưng mã mở máy phía sau vẫn phải chắc.
- Không đưa mã mở máy cho nhân viên. Nếu nhân viên cần dùng máy bán hàng, hãy cân nhắc một máy riêng chỉ đăng nhập các tài khoản cần thiết, không có ứng dụng ngân hàng.
- Ẩn nội dung thông báo trên màn hình khóa, để mã OTP và tin nhắn khách không hiện ra cho người cầm máy đọc.
- Đặt mã PIN cho SIM, để kẻ gian không tháo SIM sang máy khác nhận OTP ngay được.
iPhone còn có tính năng Bảo vệ thiết bị bị đánh cắp, và Android có nhóm tính năng chống trộm, giúp yêu cầu xác thực sinh trắc học khi đổi các thiết lập quan trọng lúc máy ở nơi lạ. Nên bật nếu máy của bạn hỗ trợ.
Bật tính năng tìm thiết bị và thử trước một lần
Định vị, khóa và xóa từ xa chỉ hoạt động nếu đã bật từ trước:
- iPhone, iPad, Mac: bật Tìm (Find My) trong phần tài khoản Apple.
- Android: bật Tìm thiết bị của Google; máy Samsung có thêm dịch vụ tìm thiết bị riêng của hãng.
- Laptop Windows: bật Tìm thiết bị của tôi trong Cài đặt, gắn với tài khoản Microsoft.
Sau khi bật, hãy đăng nhập thử từ một máy khác để xem thiết bị có hiện trên bản đồ không, và nhớ mật khẩu tài khoản Apple, Google hay Microsoft. Nếu những tài khoản này có xác thực hai lớp qua chính chiếc điện thoại vừa mất, bạn cần mã dự phòng cất sẵn, như hướng dẫn trong bài bật 2FA cho tài khoản bán hàng.
Cuối cùng, dữ liệu shop phải có bản sao ở nơi khác, vì xóa từ xa đồng nghĩa với mất luôn dữ liệu trên máy. Cách sao lưu đơn giản cho shop nhỏ có trong bài sao lưu dữ liệu khách hàng, đơn hàng, sổ sách.
Vừa phát hiện mất máy: làm theo thứ tự này
- Mượn một máy khác và đăng nhập dịch vụ tìm thiết bị. Bật chế độ mất máy hoặc khóa máy, hiện lời nhắn kèm số điện thoại liên lạc khác.
- Gọi tổng đài ngân hàng theo số in trên thẻ hoặc trang chính thức, yêu cầu tạm khóa ngân hàng số trên thiết bị đó. Đây là việc ưu tiên nếu máy có ứng dụng ngân hàng.
- Báo nhà mạng khóa SIM, rồi đăng xuất các phiên quan trọng như mô tả bên dưới.
- Quyết định xóa từ xa nếu máy không thể lấy lại, hoặc nếu có dấu hiệu ai đó đang dùng tài khoản của bạn. Đã sao lưu thì đừng ngần ngại.
- Đổi mật khẩu email chính, tài khoản sàn, Facebook, Zalo từ một thiết bị sạch.
- Báo nhân viên và khách quen rằng máy shop bị mất, mọi yêu cầu chuyển tiền hay đổi số tài khoản trong thời gian này đều không phải từ shop.
Nếu máy bị cướp giật hoặc trộm, hãy trình báo công an nơi xảy ra sự việc và giữ hóa đơn mua máy, số IMEI (in trên hộp hoặc trong phần cài đặt của tài khoản Apple, Google).
Đăng xuất phiên trên sàn, Facebook, Zalo và ngân hàng
Khóa máy chưa đủ, vì các ứng dụng có thể vẫn đang giữ phiên đăng nhập. Hãy thu hồi từ phía tài khoản:
| Tài khoản | Cách đăng xuất từ xa |
|---|---|
| Facebook và fanpage | Trung tâm tài khoản, mục Mật khẩu và bảo mật, xem nơi bạn đã đăng nhập và đăng xuất thiết bị bị mất |
| Zalo | Từ máy khác, vào phần quản lý thiết bị đăng nhập trong cài đặt bảo mật, gỡ thiết bị cũ |
| Shopee, TikTok Shop | Đổi mật khẩu tài khoản người bán; kiểm tra phần quản lý thiết bị hoặc phiên đăng nhập nếu có, và kiểm tra lại số tài khoản rút tiền |
| Email chính | Trang bảo mật của Google hoặc Microsoft có danh sách thiết bị, cho phép đăng xuất từng máy |
| Ngân hàng | Yêu cầu tổng đài hủy đăng ký thiết bị; khi có máy mới, đăng ký lại theo hướng dẫn của ngân hàng |
Nếu shop có nhân viên cùng quản lý, kiểm tra danh sách quản trị viên fanpage và tài khoản phụ trên sàn xem có ai lạ được thêm vào không.
Báo nhà mạng khóa SIM và lấy lại số
Số điện thoại là nơi nhận OTP của gần như mọi tài khoản shop. Gọi tổng đài nhà mạng từ một máy khác hoặc đến cửa hàng của nhà mạng để yêu cầu khóa SIM. Sau đó, mang căn cước đến cửa hàng để làm lại SIM chính chủ, giữ nguyên số. Từ lúc có SIM mới, các mã gửi về số cũ sẽ chỉ đến tay bạn.
Trong khi chờ, nếu thấy tin nhắn đổi mật khẩu hoặc cảnh báo đăng nhập lạ gửi vào email, hãy xem các bước trong bài 24 giờ đầu sau khi shop bị lừa.
Tìm lại được máy thì có dùng tiếp được không
Nếu máy được trả lại sau vài phút ở ngay quán quen, thường không đáng lo. Nếu máy biệt tích nhiều giờ rồi xuất hiện trở lại, hãy cẩn thận hơn: kiểm tra ứng dụng lạ, quyền trợ năng, hồ sơ cấu hình, và tốt nhất là sao lưu dữ liệu cần thiết rồi khôi phục cài đặt gốc trước khi đăng nhập lại tài khoản ngân hàng.
Câu hỏi thường gặp
Mã hóa ổ cứng có làm laptop chạy chậm hơn không?
Với máy tính đời gần đây, mã hóa được phần cứng hỗ trợ nên hầu như không cảm nhận được khác biệt khi làm việc thường ngày như soạn đơn, chỉnh ảnh hay livestream. Lần bật đầu tiên có thể mất một lúc để mã hóa dữ liệu sẵn có, bạn vẫn dùng máy bình thường trong lúc đó.
Quên khóa khôi phục BitLocker hoặc FileVault thì sao?
Nếu máy yêu cầu khóa khôi phục mà bạn không tìm được nó trong tài khoản Microsoft hoặc Apple, dữ liệu trên ổ đĩa gần như không thể lấy lại. Vì vậy hãy kiểm tra nơi lưu khóa ngay sau khi bật mã hóa, và giữ bản sao lưu dữ liệu ở chỗ khác.
Xóa điện thoại từ xa rồi có định vị được nữa không?
Sau khi xóa, nhiều dịch vụ không còn định vị được thiết bị. Tuy vậy, khóa kích hoạt gắn với tài khoản Apple hoặc Google thường vẫn còn, nên người khác khó dùng lại máy. Hãy xóa khi đã chắc khó lấy lại máy, hoặc khi có dấu hiệu tài khoản đang bị dùng.
Shop có nên dùng một điện thoại riêng chỉ để bán hàng?
Nên, nếu điều kiện cho phép. Một máy bán hàng không cài ứng dụng ngân hàng, không chứa ảnh và tin nhắn riêng tư sẽ giảm thiệt hại khi bị mất hoặc khi nhân viên cần dùng. Máy có ứng dụng ngân hàng nên luôn ở bên chủ shop.
Lưu ý: Tên menu và tính năng của sàn, mạng xã hội, ngân hàng có thể thay đổi theo phiên bản. Khi có nghi ngờ, hãy kiểm tra trực tiếp trong ứng dụng hoặc kênh hỗ trợ chính thức của nền tảng, không làm theo hướng dẫn từ tin nhắn hay cuộc gọi lạ.
