Shop có nhân viên vẫn có thể để mọi người cùng trực đơn, trả lời khách và đăng bài mà không ai phải biết mật khẩu chính của chủ shop. Cách làm là dùng tính năng phân quyền có sẵn của từng nền tảng: tài khoản phụ trên kênh người bán Shopee, quản lý người dùng trên TikTok Shop, phân quyền Trang và danh mục doanh nghiệp trên Meta, ủy quyền hộp thư cho email cửa hàng. Chỗ nào thật sự không phân quyền được thì dùng kho mật khẩu dùng chung, và luôn có quy trình thu hồi quyền trong ngày nhân viên nghỉ.
Gửi mật khẩu qua Zalo cho nhân viên: rắc rối nằm ở đâu
Nhiều shop nhỏ bắt đầu bằng việc chủ nhắn mật khẩu tài khoản sàn vào nhóm Zalo của shop. Cách này tiện trong vài tuần đầu nhưng để lại ba vấn đề lâu dài:
- Không biết ai đã làm gì. Khi mọi người dùng chung một tài khoản, một đơn bị hủy nhầm, một giá bị sửa sai hay một tin nhắn thô lỗ với khách đều không truy được người làm.
- Không thu hồi được. Mật khẩu đã nằm trong lịch sử tin nhắn, trong điện thoại của người đã nghỉ, có khi trong ảnh chụp màn hình. Muốn chặn một người phải đổi mật khẩu và báo lại cho tất cả.
- Mở toang quyền cao nhất. Tài khoản chính thường có quyền rút tiền, đổi tài khoản ngân hàng nhận tiền, đổi số điện thoại. Nhân viên chỉ cần trả lời chat cũng cầm luôn những quyền đó.
Nguyên tắc thay thế rất đơn giản: mỗi người một lối vào riêng, chỉ đủ quyền cho việc họ làm. Chủ shop giữ duy nhất tài khoản gốc.
Lập bảng quyền trước khi bấm vào cài đặt
Trước khi mở từng nền tảng, ngồi viết ra ai làm việc gì. Một shop vài người thường có các vai sau:
| Vai trò | Cần làm | Không cần |
|---|---|---|
| Trực chat, chốt đơn | Đọc và trả lời tin nhắn, xem đơn | Sửa giá, xem doanh thu, rút tiền |
| Kho, đóng gói | Xem đơn cần giao, in phiếu, cập nhật trạng thái | Chat với khách, quảng cáo, tài chính |
| Đăng bài, livestream | Đăng nội dung, quản lý sản phẩm, phát live | Quản trị viên khác, cài đặt thanh toán |
| Chạy quảng cáo | Tạo và theo dõi chiến dịch | Thêm người, đổi phương thức thanh toán |
| Chủ shop | Mọi quyền, kể cả tài chính và nhân sự | Không chia sẻ tài khoản này |
Bảng này vừa là bản đồ để cấu hình, vừa là tài liệu để kiểm lại mỗi tháng.
Cấp quyền trên từng kênh bán hàng
Shopee: tài khoản phụ
Kênh người bán Shopee có tính năng tài khoản phụ cho phép tạo tài khoản đăng nhập riêng cho từng nhân viên và chọn nhóm quyền như chat, quản lý đơn hàng, sản phẩm, marketing. Mỗi người đăng nhập bằng thông tin của mình, thao tác được ghi nhận theo tài khoản phụ. Không cấp quyền tài chính hay cài đặt tài khoản ngân hàng cho bất kỳ tài khoản phụ nào nếu không thật cần. Tên menu có thể thay đổi theo phiên bản, hãy tìm mục tài khoản phụ hoặc quản lý nhân viên trong cài đặt kênh người bán.
TikTok Shop: quản lý người dùng
Trung tâm người bán TikTok Shop cho phép mời thành viên qua email hoặc số điện thoại và gán vai trò có sẵn hoặc vai trò tự tạo. Hãy tách riêng người phụ trách livestream, người xử lý đơn và người chăm sóc khách. Tài khoản TikTok dùng để phát live cũng nên liên kết theo cách được nền tảng hỗ trợ, thay vì đưa mật khẩu tài khoản TikTok của chủ shop cho người dẫn live.
Fanpage và Meta Business
Trên Trang Facebook, vào phần quyền truy cập trên Trang để thêm người. Có hai mức chính: quyền có toàn quyền kiểm soát (thêm, xóa người khác, xóa Trang) và quyền truy cập theo nhiệm vụ (đăng bài, trả lời tin nhắn, xem số liệu, quảng cáo). Nhân viên chỉ nên có quyền theo nhiệm vụ. Nếu shop dùng Meta Business Suite, thêm người vào danh mục doanh nghiệp bằng email công việc của họ rồi giao đúng tài sản cần dùng. Cách sắp xếp tài khoản cá nhân và Trang được bàn kỹ trong bài tách tài khoản cá nhân và fanpage bán hàng.
Email cửa hàng
Email cửa hàng thường là chìa khóa khôi phục cho mọi tài khoản khác, vì vậy càng ít người đăng nhập trực tiếp càng tốt. Gmail có tính năng ủy quyền cho phép người khác đọc, gửi và xóa thư thay bạn mà không biết mật khẩu, cũng không đổi được cài đặt bảo mật. Với shop dùng tên miền riêng, cấp cho mỗi nhân viên một hộp thư riêng hoặc dùng địa chỉ nhóm chung chuyển thư đến từng người.
Zalo của shop
Tài khoản Zalo cá nhân không có phân quyền. Nếu nhân viên cần chăm sóc khách qua Zalo, cân nhắc chuyển sang Zalo Official Account của shop, nơi có thể thêm quản trị viên với vai trò riêng. Số điện thoại và tài khoản Zalo cá nhân của chủ shop không nên đưa cho người khác giữ.
Kho mật khẩu dùng chung cho phần còn lại
Vẫn có những tài khoản không phân quyền được: tài khoản đơn vị vận chuyển cũ, phần mềm bán hàng gói rẻ, Wi-Fi cửa hàng, máy chấm công. Với nhóm này, dùng trình quản lý mật khẩu có tính năng chia sẻ cho nhóm, ví dụ Bitwarden hay 1Password. Cách tổ chức:
- Chủ shop tạo một tổ chức hoặc kho dùng chung, mỗi nhân viên có tài khoản riêng trong trình quản lý.
- Chia mục theo nhóm việc: "Kho vận", "Chăm sóc khách", "Marketing". Mỗi người chỉ thấy mục của mình.
- Để trình quản lý tạo mật khẩu ngẫu nhiên, dài; không ai cần nhớ hay gõ lại.
- Tài khoản ngân hàng, ví sàn và tài khoản gốc của các kênh không đưa vào kho chung. Chúng nằm trong kho riêng của chủ shop.
Kho dùng chung không thay thế phân quyền: người được thấy mục nào vẫn có thể xem mật khẩu đó. Nhưng nó giải quyết việc gửi mật khẩu qua chat và giúp bạn biết chính xác mật khẩu nào cần đổi khi có người nghỉ.
Mật khẩu của chủ shop: ít nhưng phải thật chắc
Khi nhân viên đã có lối vào riêng, chủ shop chỉ còn vài mật khẩu cần tự nhớ: mật khẩu email cửa hàng, mật khẩu trình quản lý mật khẩu và mã mở khóa điện thoại. Với những mật khẩu này, dùng cụm gồm bốn đến sáu từ ngẫu nhiên không liên quan đến shop, không dùng tên shop, số điện thoại, ngày khai trương. Mọi tài khoản khác để trình quản lý tạo và nhớ. Tuyệt đối không dùng chung một mật khẩu giữa email cửa hàng và tài khoản sàn, vì lộ một chỗ là mở cả chuỗi.
Đi kèm mật khẩu là xác thực hai lớp trên tài khoản gốc, giữ ở điện thoại của chủ shop. Cách xử lý khi mã gửi về máy nhân viên có trong bài bật 2FA cho tài khoản bán hàng.
Ngày nhân viên nghỉ: danh sách thu hồi quyền
Đây là bước nhiều shop bỏ qua nhất. Làm ngay trong ngày cuối, kể cả khi chia tay vui vẻ:
- Xóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản phụ trên Shopee và thành viên trên TikTok Shop.
- Gỡ người đó khỏi quyền truy cập trên Trang và khỏi danh mục doanh nghiệp Meta; kiểm tra cả tài khoản quảng cáo.
- Gỡ ủy quyền email, gỡ khỏi Zalo OA và các nhóm chat nội bộ có chứa thông tin khách.
- Gỡ khỏi kho mật khẩu dùng chung, rồi đổi các mật khẩu trong những mục người đó từng xem được.
- Đổi mật khẩu Wi-Fi cửa hàng và điểm phát 4G nếu họ biết.
- Thu lại điện thoại, máy in, thẻ SIM của shop nếu có; đăng xuất tài khoản shop trên máy riêng của họ.
- Rà danh sách thiết bị đang đăng nhập trên từng kênh và đăng xuất những phiên không nhận ra.
Nếu có dấu hiệu bị phá như đơn bị hủy hàng loạt, sản phẩm bị xóa hay quản trị viên lạ xuất hiện, xem thêm bài lấy lại fanpage và tài khoản bán hàng bị chiếm.
Kiểm tra định kỳ mỗi tháng
Đặt lịch mười lăm phút mỗi tháng để mở bảng quyền ra đối chiếu: ai còn đang làm, ai đổi vai, ai có quyền thừa. Xem lại danh sách quản trị viên Trang, thành viên kênh người bán, người dùng trong kho mật khẩu. Một shop gọn quyền thì khi có sự cố, chủ shop biết ngay phải khóa chỗ nào và hỏi ai.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên làm thời vụ vài tuần có cần tạo tài khoản phụ không?
Có, chính nhân viên thời vụ lại càng cần, vì họ đến và đi nhanh. Tạo tài khoản phụ với quyền hẹp nhất cho việc họ làm, ghi ngày dự kiến kết thúc vào bảng quyền và xóa đúng ngày đó.
Có nên cho người thân trong gia đình dùng chung tài khoản chính của shop?
Vẫn nên cấp lối vào riêng. Không phải vì nghi ngờ, mà vì điện thoại của người thân cũng có thể bị mất hoặc bị lừa, và tách tài khoản giúp biết thao tác nào do ai làm khi có nhầm lẫn.
Trình quản lý mật khẩu bị hack thì có mất hết không?
Các trình quản lý uy tín mã hóa kho bằng mật khẩu chính trên máy bạn, nhà cung cấp không đọc được nội dung. Rủi ro lớn nhất là mật khẩu chính yếu hoặc bị lộ, nên hãy dùng cụm từ dài và bật xác thực hai lớp cho chính trình quản lý.
Nhân viên đã nghỉ còn đăng nhập được vì tôi quên đổi mật khẩu, phải làm gì?
Đổi mật khẩu ngay, chọn đăng xuất khỏi mọi thiết bị, rồi xem lịch sử đơn hàng, giá, sản phẩm và cài đặt ngân hàng nhận tiền xem có gì bị sửa. Từ đó chuyển hẳn sang tài khoản phụ để lần sau chỉ cần xóa một người.
Lưu ý: Tên menu và tính năng của sàn, mạng xã hội, ngân hàng có thể thay đổi theo phiên bản. Khi có nghi ngờ, hãy kiểm tra trực tiếp trong ứng dụng hoặc kênh hỗ trợ chính thức của nền tảng, không làm theo hướng dẫn từ tin nhắn hay cuộc gọi lạ.
